Den Anfang richtig strukturieren

Die Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) und die Vergabeordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A) sind die Vorgabe für die Auswahl von Auftragnehmern die aus öffentlichen Mitteln finanziert werden. Dabei gibt es Schwellwerte, oberhalb derer Ausschreibungen von Leistungen europaweit zu erfolgen haben. Bewerber, die eine Verletzung der Regeln feststellen, die sie benachteiligen, können die Vergabe an den bevorzugten Bieter gerichtlich aufhalten oder verzögern. Umso mehr wird man versuchen, den Prozess ausgesprochen sauber und im Einklang mit Normen und Regelwerken zu gestalten.

Im Hinblick auf ein klar struktuirertes Vorgehen und die entsprechenden Regelwerke bietet sich folgendes vorgehen an:

• Rechtsberatung für Vergaberecht
• Nutzerbedarfsplanung
• Projektsteuerungsleistungen
• Architektenwettbewerb/-auswahl
• Auswahl der Fachplaner
• Auswahl der Baufirmen

Rechtsberatung für Vergaberecht
Im Hinblick auf die Schwellenwerte der §§ 2,5,6 der Vergabeordnung und §2 VOF, ab denen eine eurapaweite Ausschreibung vorzusehen ist, empfielt sich die Beratung durch eine spezialisierte Kanzlei, die den Prozess rechtssicher begleitet.

Nutzerbedarfsplanung
Bedarfsplanung im Bauwesen beschreibt gemeinhin die "methodische Ermittlung der Bedürfnisse von Bauherrn und Nutzern, deren zielgerichtete Aufbereitung als Bedarf und dessen Umsetzung in bauliche Anforderungen" und wird in der DIN 18205 vorschlagsweise in 3 Stufen strukturiert.

Unabhängig vom Format, ob dies der DIN 18205 folgt oder einer anderen Methodik, empfiehlt sich für folgende Auslobungsverfahren nach VOF eine solide Grundlage zu erarbeiten. Bestandteil der Bedarfsplanung sind z.B. auch folgende eher abstrakte aber dennoch wichtige Fragen:

• Wer ist der Auftraggeber, wie ist seine Struktur?
  
• Was ist der allgemeine und der spezielle Bedarf des Auftraggebers? Konkrete und weiche Anforderungen (z.B. Design, Repräsentation)?
  
• Welche Rechtsverordnungen betreffen den Auftraggeber und seine Tätigkeit, das Baugrundstück und die Bauaufgabe?

...

Ziel ist auf Seiten des Auftraggebers eine abgestimmte Grundlage zu erhalten, die

• in den Auftraggebergremien allseitig verabschiedet und bestätigt wurde
  
• für die Auslobungsverfahren nach VOF und für die darauf folgende Planung eine klare Ausgangsbasis darstellt.

Um in allen Auftraggebergremien einen Konsens zu erzielen, sind ggf. verschiedene Workshopformate, wie z.B. auch die Zukunftswerkstatt, erforderlich.
Wichtig ist jedoch, dass bei den meisten Bauvorhaben der geschätzte Auftragswert für die Bedarfsplanung unterhalb der Schwellenwerte für die offiziellen Auslobungsverfahren liegt, sodass dieser erste wichtige Schritt in freier Vergabe z.B. mit externer Begleitung erfolgen kann.

Projektsteuerungsleistungen
Auf die Ausarbeitung der Bedarfsplanung folgt die Auswahl der Projektsteuerungsleistungen. Dies bietet sich aus zwei Gründen an:

• Die Auswahl einer Projektsteuerung nach den Regelungen der VOF ist ein wichtiger, aber vergleichsweise einfacher Vorgang im Vergleich zur Auswahl/Wettbewerb eines Architekturbüros. Im Heft 9 (AHO e.V.) ist so ein Auswahlprozess mit vorgeschlagenen Kriterien ausführlich beschrieben, sodass Auftraggeber dies gut mit "Bordmitteln" bewältigen können, ohne dass das Auslobungsverfahren selbst bereits Gegenstand einer Auschreibung wird.
  
• Eine der Grundleistungen und mit eine der ersten Leistungen eines Projektsteuerungsbüros nach §205 AHO/DVP ist "Mitwirken bei der Auswahl der zu Beteiligenden, bei Verhandlungen und Vorbereitungen der Beauftragungen". Dass dies im weiteren nach VOF zu gestalten ist, versteht sich von selbst.

Dies bedeutet, dass es eine der Grundaufgaben der Projektsteuerung ist, die Grundlagen in Form der Bedarfsplanung auszuwerten und daraus einen Prozess für die Auswahl eines Architekturbüros und weiterer Objekt- und Fachplaner abzuleiten. Die Durchführung eines Architektenwettbewerbs wiederum wäre jedoch als besondere, zusätzlich zu vergütende Leistung zu bewerten.

Architektenwettbewerb/-auswahl
Dieses komplexe Thema hier nur angerissen werden. Es zeigt sich jedoch immer wieder, dass die Bewertung von vorgestellten (und dann auch ausgewählten) Entwürfen im Hinblick auf die zu erwartenden Baukosten separat zu bewerten sind. Kosten"schätzungen" im Rahmen dieser Wettbewerbe sind wegen ihrer unterschiedlichen Grundlagen fast nie vergleichbar. Dennoch sind die für einen Entwurf zu erwartenden Baukosten natürlich eine wichtige Frage für ein schmales Budget.
Dennoch bleibt festzuhalten, dass bei hohen Kostenanforderungen so ein Auswahlwettbewerb i.d.R. eher dem Austausch und Abgleich von Entwurfsphilosophien zwischen Auftraggeber und Architekt dient und die eigentliche Arbeit am Bauvorhaben erst regulär nach Auftragserteilung beginnt.

Auswahl der Fachplaner
Wie bereits dargestellt wird der Großteil des Auslobungsverfahrens durch die Projektsteuerung betrieben. Bei den Fachplanern und -gutachtern dürften die Schwellwerte VOF für die europaweite Ausschreibung zunehmend öfter unterschritten werden, sodass auch die Vergabeverfahren vereinfacht werden können. Die hohe Anforderung an Transparenz und Vergleichbarkeit der Angebote aufgrund klar formulierter Anforderungen (Nutzerbedarfsplanung) bleibt natürlich bestehen.

Auswahl der Baufirmen
Durch die Projektsteuerung wird die Vergabestruktur (z.B. Einzelvergabe versus Generalunternehmer) und weitere Anforderungen des Auftraggebers abgestimmt und organisatorisch umgesetzt. Durch die Architekten und Fachplaner wird ein VOB/A konformes Ausschreibungs- und Vergabeverfahren umgesetzt. Die Rechtsberatung mit dem Schwerpunkt Vergaberecht begleitet auch hier die rechtssichere Gestaltung.